Créer un processus de suivi
Pour les administrateurs uniquement
Rendez-vous sur la session où vous voulez configurer votre processus de suivi
Si votre processus est le même pour plusieurs de vos modèles, vous pouvez créer un modèle "Processus de suivi". Vous pouvez ensuite importer ce processus dans vos modèles avec le chapitre Importer un processus depuis une autre session
Allez dans l'onglet CONFIGURATION
Allez sur la page Processus de suivi
Cliquez sur AJOUTER UN TEMPS FORT
Remplissez les information de votre temps fort
Type de rapport : Rapport libre ou Formulaire.
Le rapport libre est simplement un document, type Word, où vous pouvez y insérer du texte, des images, etc. Sa qualité est sa simplicité et son "ouverture", vous laissez à votre utilisateur la possibilité de répondre sous la forme qu'il souhaite.
Le formulaire quant à lui permet de formater comme vous le souhaitez la réponse que vous attendez. Par exemple, si vous voulez une date, puis du texte sur une autre question, vous pouvez créer des questions typées pour cela.
Le formulaire sera également plus adapté à un environnement informatique moderne, vous pourrez par exemple exporter les réponses d'un questionnaire de manière structuré dans un fichier Excel. Ce qui vous permettra d'en faire ce que vous voulez (analyse statistique, simple contrôle, etc).
Le nom du rapport doit être concis et significatif.
Pas qui doit être fait ce rapport ? : il ne peut y avoir qu'un membre du trinôme par temps fort. Si vous voulez faire une évaluation des compétences pour chaque membre du trinôme, vous devez dupliquer le temps fort pour chaque membre en changeant ce champs par le membre concerné.
Vous pouvez entrer une date fixe (ex : 02/04/2024) ou une date relative au contrat ( 2 mois avant la fin du contrat ). Les dates relatives ont l'avantage de s'adapter aux retardataires par exemple.
Cette date représente la date limite pour l'utilisateur pour faire de temps fort. Néanmoins, après cette date il pourra toujours faire ce rapport, il sera juste en retard.
Quand souhaitez vous rendre disponible l'écriture ? (ex : 2 mois avant). Ce champ permet de bloquer le remplissage du temps fort pour les utilisateurs avant une certaines date par rapport à la date limite (définie juste ci-dessus).
Si vous ne renseignez pas de date, le temps fort sera disponible dès le début du contrat.
La visibilité permet de définir qui, tu trinôme, peut voir le temps fort.
La configuration du rapport peut être de sélectionner un formulaire (si vous avez choisi ce type de rapport) ou de définir les consignes du rapport libre et éventuellement un contenu pré-remplis.
Vous pouvez ensuite Demander de valider les compétences des blocs du référentiel en sélectionnant les blocs.
Vous pouvez demander aux membres du trinôme de signer en cochant les cases.
Vous pouvez prévenir vos utilisateurs avec des notifications, qu'ils auront un temps fort à réaliser pour la date limite.
Vous pouvez également Envoyer des notifications toutes les semaines pendant un mois après la date si le rapport n'est pas fait.
Cliquez sur SAUVERGARDER
Répétez la procédure pour avoir un ensemble de temps fort et donc créer votre processus de suivi.
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Si votre processus est le même pour plusieurs de vos modèles, vous pouvez créer un modèle "Processus de suivi". Vous pouvez ensuite importer ce processus dans vos modèles avec le chapitre Importer un processus depuis une autre session
Allez dans l'onglet CONFIGURATION
Allez sur la page Processus de suivi
Cliquez sur IMPORT EXCEL
Cliquez ensuite sur IMPORT DU PROCESSUS DE SUIVI
Sélectionnez ensuite le fichier Excel de votre processus. Vous pouvez télécharger un fichier type ici.
Cliquez ensuite sur IMPORTER
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Si votre processus est le même pour plusieurs de vos modèles, vous pouvez créer un modèle "Processus de suivi". Vous pouvez ensuite importer ce processus dans vos modèles avec ce chapitre
Allez dans l'onglet CONFIGURATION
Allez sur la page Processus de suivi
Cliquez sur IMPORTER DEPUIS UNE AUTRE SESSION
Sélectionnez ensuite la session contenant le processus à importer dans votre arborescence
Ce guide vous montre comment créer un processus de suivi
1. Créer un processus un temps fort à la fois
2. Importer un processus depuis un fichier Excel
3. Importer un processus depuis une autre session
Créer un processus un temps fort à la fois
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Type de rapport : Rapport libre ou Formulaire.
Le rapport libre est simplement un document, type Word, où vous pouvez y insérer du texte, des images, etc. Sa qualité est sa simplicité et son "ouverture", vous laissez à votre utilisateur la possibilité de répondre sous la forme qu'il souhaite.
Le formulaire quant à lui permet de formater comme vous le souhaitez la réponse que vous attendez. Par exemple, si vous voulez une date, puis du texte sur une autre question, vous pouvez créer des questions typées pour cela.
Le formulaire sera également plus adapté à un environnement informatique moderne, vous pourrez par exemple exporter les réponses d'un questionnaire de manière structuré dans un fichier Excel. Ce qui vous permettra d'en faire ce que vous voulez (analyse statistique, simple contrôle, etc).
Le nom du rapport doit être concis et significatif.
Pas qui doit être fait ce rapport ? : il ne peut y avoir qu'un membre du trinôme par temps fort. Si vous voulez faire une évaluation des compétences pour chaque membre du trinôme, vous devez dupliquer le temps fort pour chaque membre en changeant ce champs par le membre concerné.
Vous pouvez entrer une date fixe (ex : 02/04/2024) ou une date relative au contrat ( 2 mois avant la fin du contrat ). Les dates relatives ont l'avantage de s'adapter aux retardataires par exemple.
Cette date représente la date limite pour l'utilisateur pour faire de temps fort. Néanmoins, après cette date il pourra toujours faire ce rapport, il sera juste en retard.
Quand souhaitez vous rendre disponible l'écriture ? (ex : 2 mois avant). Ce champ permet de bloquer le remplissage du temps fort pour les utilisateurs avant une certaines date par rapport à la date limite (définie juste ci-dessus).
Si vous ne renseignez pas de date, le temps fort sera disponible dès le début du contrat.
La visibilité permet de définir qui, tu trinôme, peut voir le temps fort.
La configuration du rapport peut être de sélectionner un formulaire (si vous avez choisi ce type de rapport) ou de définir les consignes du rapport libre et éventuellement un contenu pré-remplis.
Vous pouvez ensuite Demander de valider les compétences des blocs du référentiel en sélectionnant les blocs.
Vous pouvez demander aux membres du trinôme de signer en cochant les cases.
Vous pouvez prévenir vos utilisateurs avec des notifications, qu'ils auront un temps fort à réaliser pour la date limite.
Vous pouvez également Envoyer des notifications toutes les semaines pendant un mois après la date si le rapport n'est pas fait.
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Mis à jour le : 14/08/2024
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